Sobre reuniões e ... reuniões (Vavá;F66)

Evaristo Marzabal Neves/Vavá - F-66  – Outubro de 2008

(Texto para discussão passado para nossos alunos na graduação, bolsistas e estagiários)

É incrível o número de reuniões que temos que participar. Já venho até brincando que vou solicitar “aposentadoria por tempo de reunião” com contagem dupla de tempo horário. O pior é quando dela nada se tira de positivo para ações futuras.

Nesta altura da vida fico analisando em cada reunião que participo se alcançará eficiência e sinergia para que possa meditar, em seu final, se “foi produtiva e eficaz; acrescentou e somou alguma coisa. Não perdi meu tempo”. Saber administrar o tempo em reunião se tornou prioridade e “jóia preciosa”. O tempo passa rápido.

Tenho lido bastante sobre condução de reuniões (tempo de eficiência de uma reunião, reuniões executivas, etc) onde o tempo é considerado o mais importante para a tomada de decisões (“time is money”).

Uma leitura (Set.08) e que achei interessante repassar aos meus bolsistas/ estagiários/alunos para reflexão é assinada por Júlio Pugliesi (Consultor de carreira profissional) e que segue:

Reuniões são importantes?

Quem disse que reuniões não são importantes? Claro que são, e elas devem existir, seja para definir metas e objetivos empresariais ou acadêmicos (inclusão nossa), ou criar sinergia entre a equipe, procurar “socializar” a responsabilidade de decisões, dar autonomia a alguns profissionais ou docentes e alunos (inclusão nossa), incentivar uma tempestade de idéias, alimentar informações sobre o “negócio” (inclusive o acadêmico, científico, etc), e, até mesmo, para criar assertividade nas estratégias da empresa ou da equipe acadêmica (inclusão nossa). Para quem não sabe, assertividade = contem asserto, proposição afirmativa, positiva.

Mas, quantas vezes você já se perguntou: “Enquanto estou aqui perdendo meu tempo eu poderia estar executando tarefas muito mais importantes...” Vamos refletir! Será que tem objetivos definidos? É uma prioridade neste momento? É importante que a reunião seja eficaz, pois, ela é capaz de ampliar e fortalecer conhecimentos, atitudes e comportamentos mais assertivos, além de provocar mudanças e, talvez, até poderá fazer que haja uma quebra de paradigmas em seus colaboradores na equipe. Assim, procure fazer da reunião algo positivo, dando contribuições importantes, trocando idéias e revelando suas atitudes e competências e, também, conhecendo a experiência dos demais. Se você ajudou a decidir algo, comprometa-se com a ação (estou cansado de ver discursos e falas brilhantes e convincentes, mas “necas” de ação – inclusão nossa). Faça as coisas acontecerem.

Em meu julgamento, complementando o ponto de vista do Julio Pugliesi, enfatizo que toda reunião sem uma agenda definida é perda de tempo, pois proliferam os “achismos” e conversas que “derrubam lagartixa de parede” (olhe o esforço que se deve fazer para que ocorra este fenômeno) e, no “frigir dos ovos” foi se um tempo precioso que não volta mais. Outro ponto fundamental: tem que ter definido um horário para começo e termino.

Costumo mensurar tempo em reuniões na ESALQ multiplicando o tempo da mesma pelo número de pessoas e, no final, se não deu em nada, foram x horas perdidas no espaço e no tempo. Que judiação! Acho (olhe o achismo, mas não seria verdadeiro?), inclusive, que saber administrar o tempo em qualquer reunião é arte, antes que ciência. Será? (Em discussão).

----------------------

Evaristo Marzabal Neves (F-66), Professor na ESALQ/USP. E mail: emneves@usp.br